Elektronische Unterschrift erstellen: Was sie ist und wann sie rechtsgültig ist
Eine elektronische Unterschrift ist die digitale Form Ihrer handschriftlichen Signatur und nach der eIDAS-Verordnung in der gesamten EU rechtlich anerkannt. Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Arten es gibt, wann eine einfache Signatur genügt und wie Sie eine elektronische Unterschrift für PDFs, Verträge und E-Mails erstellen.
Was ist eine elektronische Unterschrift?
Eine elektronische Unterschrift, auch E-Signatur oder E-Unterschrift genannt, ist die digitale Form einer handschriftlichen Signatur. Mit ihr unterzeichnen Sie Dokumente, Verträge und Formulare elektronisch, ohne Stift und Papier.
Nach der eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 in der Fassung der Verordnung (EU) 2024/1183 sind elektronische Signaturen Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Im Alltag begegnet Ihnen die elektronische Unterschrift häufig, etwa als eingescanntes Namensbild am Ende eines PDFs oder als mit der Maus gezeichneter Schriftzug in einem Online-Formular.
Die drei Typen der elektronischen Signatur
Die eIDAS-Verordnung, seit 2016 unmittelbar geltendes Recht in allen EU-Mitgliedstaaten, unterscheidet drei Sicherheitsstufen. In Deutschland ergänzt das Vertrauensdienstegesetz (VDG) diese Anforderungen.
Für die überwiegende Mehrheit alltäglicher Dokumente, etwa Angebote, Bestellungen, Dienstleistungsverträge und Formulare, reicht die einfache elektronische Signatur aus. Bei einer Bürgschaft und bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ist die elektronische Form ausgeschlossen; hier ist die eigenhändige Unterschrift auf Papier nötig.
Wie funktioniert eine elektronische Unterschrift?
Die Funktionsweise hängt von der Sicherheitsstufe ab. Bei der einfachen elektronischen Signatur (EES) wird die Unterschrift als Bilddatei oder gezeichneter Schriftzug in das Dokument eingefügt. Sie identifiziert den Unterzeichner visuell, ohne kryptografische Absicherung. Erstellt wird sie mit dem Unterschrift Generator, per Scanner oder direkt im Dokument.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) nutzt asymmetrische Kryptografie: Ein privater Schlüssel beim Unterzeichner erstellt die Signatur, ein öffentlicher Schlüssel ermöglicht die Prüfung, sodass sich nachweisen lässt, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht verändert wurde.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) funktioniert wie die FES, setzt aber zusätzlich ein qualifiziertes Zertifikat eines akkreditierten Vertrauensdiensteanbieters voraus, etwa D-Trust, SwissSign oder GlobalSign. Die Identitätsprüfung erfolgt per Video-Identifizierung oder mit dem elektronischen Personalausweis. Nach Artikel 25 Absatz 2 eIDAS hat die QES die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Eine Übersicht zugelassener Anbieter in Deutschland stellt die Bundesnetzagentur bereit.
Manche Dokumente schreiben die Schriftform gesetzlich vor. Hier ist entweder die eigenhändige Unterschrift auf Papier oder, wo das Gesetz es zulässt, die QES nötig. Wann eine Unterschrift überhaupt Pflicht ist, steht im Leitfaden Ist ein Dokument ohne Unterschrift gültig?; was eine eigenhändige Unterschrift ausmacht, erklärt Wie muss eine Unterschrift aussehen?.
Elektronische Unterschrift oder digitale Unterschrift: Was ist der Unterschied?
Viele verwenden die Begriffe synonym, es gibt jedoch einen Unterschied. „Digitale Unterschrift“ bezeichnet im Alltag meist die sichtbare, grafische Darstellung Ihrer Signatur, etwa das Bild, das der Generator erzeugt. „Elektronische Signatur“ ist der umfassendere rechtliche Begriff aus der eIDAS-Verordnung und schließt bei der fortgeschrittenen und qualifizierten Signatur auch die technische Identitätsprüfung ein. Vereinfacht: Was Sie sehen, ist die digitale Unterschrift; was rechtlich dahintersteht, ist die elektronische Signatur. Wie Sie das Unterschriftsbild erstellen oder aus einer Papierunterschrift gewinnen, zeigt der Leitfaden Unterschrift digitalisieren und einscannen.
Elektronische Unterschrift in PDF einfügen
Ihre elektronische Unterschrift fügen Sie direkt in ein PDF-Dokument ein: Datei im PDF-Tool hochladen, Signatur an der gewünschten Stelle platzieren und das fertige Dokument herunterladen. Das funktioniert für Verträge, Formulare, Rechnungen und Bewerbungen, ganz ohne Drucker oder Scanner. Alle Schritte finden Sie auf der Seite PDF online unterschreiben.
Wofür wird die elektronische Unterschrift eingesetzt?
Geschäftlich
Dienstleistungsverträge, Angebote und Auftragsbestätigungen lassen sich schnell und ohne Medienbruch unterschreiben.
HR & Personal
Urlaubsanträge, unbefristete Arbeitsverträge, NDAs und Onboarding-Dokumente lassen sich papierlos und ortsunabhängig bearbeiten.
PDF & Formulare
Formulare, Bewerbungen und Rechnungen unterschreiben Sie im Browser mit dem PDF-Tool. Für Bewerbungen hilft der Leitfaden Unterschrift im Lebenslauf.
E-Mail-Signatur
Eine professionelle E-Mail-Signatur mit Ihrer persönlichen elektronischen Unterschrift hinterlässt einen seriösen Eindruck.
Mietverträge
Mietverträge, Übergabeprotokolle und Nebenkostenabrechnungen unterschreiben Sie bequem papierlos.
Versicherungen & Zahlungen
Versicherungsverträge und Zahlungsfreigaben bestätigen Sie schnell und sicher.
Diese Übersicht zeigt nur einen Ausschnitt: Grundsätzlich lässt sich jedes Dokument ohne gesetzliche Schriftformpflicht elektronisch unterschreiben.
Elektronische Unterschrift erstellen: So geht's
Für die meisten Dokumente des Alltags ist die einfache elektronische Signatur die richtige Wahl. So gehen Sie vor: Öffnen Sie den Unterschrift Generator, zeichnen oder tippen Sie Ihren Namen, wählen Sie einen Stil in der Vorschau, laden Sie die Signatur als PNG herunter und fügen Sie sie in Ihr Dokument ein, zum Beispiel in Word oder in ein PDF. Alternativ digitalisieren Sie eine vorhandene Unterschrift (siehe Unterschrift digitalisieren und einscannen) oder unterschreiben direkt in Programmen wie Adobe Acrobat. Für Unternehmen mit regelmäßigem Signaturbedarf kann sich langfristig eine kostenpflichtige Lösung mit Workflow-Funktionen lohnen.
Qualifizierte elektronische Signatur: Was kostet sie?
Die technische Infrastruktur einer QES, also Zertifikate, Identitätsprüfung und Vertrauensdiensteanbieter, ist aufwendig und verursacht in der Regel Kosten. Mit dem elektronischen Personalausweis (eID) lässt sich bei manchen Anbietern eine QES per Fernsignatur ohne zusätzliche Hardware beantragen. Für alltägliche Dokumente wie Angebote, Verträge und Formulare ist eine QES jedoch meist nicht nötig, hier genügt die einfache elektronische Signatur aus dem Generator. Unser Tool erstellt keine QES.
Elektronische Unterschrift im Vergleich zur Unterschrift auf Papier
Der klassische Weg über Drucker, Stift und Postversand kostet Zeit und Geld. Eine elektronische Unterschrift ist in den meisten Fällen in wenigen Minuten fertig und lässt sich sofort digital weiterverwenden.
Elektronische Unterschrift und Datenschutz
Beim Unterschrift Generator wird Ihre Unterschrift in Ihrem Browser erstellt und verarbeitet; sie wird nicht dauerhaft auf unseren Servern gespeichert. Beim Signieren von PDFs werden Dateien verschlüsselt übertragen und nach spätestens einer Stunde gelöscht. Es werden keine Daten an Dritte weitergegeben, ein Nutzerkonto ist nicht nötig. Details in der Datenschutzrichtlinie.
Vorteile der elektronischen Unterschrift
Zeitersparnis: Dokumente in Sekunden unterschreiben, ohne Drucken, Scannen oder Postversand.
Ortsunabhängig: Unterzeichnen von PC, Tablet oder Smartphone aus.
Ohne Zusatzsoftware: Der Generator läuft im Browser, Sie brauchen keine Installation.
Rechtsgültig: Durch die eIDAS-Verordnung in der gesamten EU anerkannt.
Sicher: Qualifizierte Signaturen schützen zusätzlich vor nachträglicher Manipulation.
Nachhaltig: Kein Papierverbrauch, keine Druckkosten, weniger CO2.
Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Unterschrift
Die digitale Form Ihrer handschriftlichen Signatur, mit der Sie Dokumente elektronisch unterzeichnen.
Je nach Stufe wird die Unterschrift als Bild eingefügt (EES) oder kryptografisch mit dem Dokument verbunden (FES, QES).
Zeichnen oder tippen Sie Ihren Namen im Unterschrift Generator, wählen Sie einen Stil und laden Sie das Ergebnis als PNG herunter. Details zum Download: Preise.
Ja, nach der eIDAS-Verordnung. Die einfache Signatur genügt für die meisten Dokumente; wo das Gesetz Schriftform verlangt, gelten strengere Regeln.
EES ist die einfache Signatur (z. B. Unterschriftsbild), FES nutzt Kryptografie und identifiziert den Unterzeichner, QES hat die höchste Sicherheit und ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
Ja, mit dem Tool PDF online unterschreiben.
„Digitale Unterschrift“ meint im Alltag das sichtbare Unterschriftsbild, „elektronische Signatur“ ist der rechtliche Oberbegriff.
Eine QES setzt Zertifikate und eine Identitätsprüfung voraus und verursacht in der Regel Kosten. Für Alltagsdokumente ist sie meist nicht nötig.
Dokumente mit gesetzlicher Schriftform, bei denen das Gesetz die elektronische Form zulässt, zum Beispiel befristete Arbeitsverträge. Bei Bürgschaft und Kündigung des Arbeitsverhältnisses ist die elektronische Form ausgeschlossen.
Ja, für alle Verträge ohne gesetzliche Formvorschrift. Eine Übersicht bietet der Leitfaden Ist ein Dokument ohne Unterschrift gültig?.
Für den Generator ist kein Nutzerkonto nötig.
Ja. Das PNG lässt sich beliebig oft in Dokumente einfügen.
Eine eingescannte Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur (EES). Wie Sie sie sauber digitalisieren, steht im Leitfaden Unterschrift digitalisieren und einscannen.
Ja, auf Smartphone und Tablet. Hinweise für jedes Gerät: Unterschrift auf iPhone, iPad, Mac & PC.
Ja. Fügen Sie die PNG-Datei als Bild ein, siehe Unterschrift in Word einfügen.
Fazit: Elektronisch unterschreiben, einfacher als je zuvor
Die elektronische Unterschrift ist längst kein Thema mehr nur für Großunternehmen oder Juristen. Dank der eIDAS-Verordnung sind E-Signaturen in Deutschland und der gesamten EU rechtlich anerkannt; für den Alltag reicht die einfache elektronische Signatur.
Ob Sie eine elektronische Unterschrift erstellen, ein PDF unterzeichnen oder Ihre Signatur in Word einfügen möchten: Die passenden Werkzeuge stehen Ihnen im Browser zur Verfügung.
Jetzt Unterschrift erstellen
Erstellen Sie Ihre elektronische Unterschrift im Browser, ohne Installation.
Elektronische Unterschrift erstellenQuellen: EUR-Lex, eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 in der Fassung der Verordnung (EU) 2024/1183; Bundesnetzagentur, Elektronische Vertrauensdienste. Dies ist keine Rechtsberatung.