Unterschrift digitalisieren und digitale Unterschrift erstellen: Leitfaden 2026
Immer mehr Dokumente werden digital verschickt, und das Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen kostet unnötig Zeit. Wer seine Unterschrift digitalisieren oder eine digitale Unterschrift erstellen möchte, hat heute drei einfache Wege: online im Browser, per Scan oder Foto der Papierunterschrift oder direkt am Touchscreen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Methode zu Ihnen passt, wie Sie aus einer Unterschrift auf Papier eine transparente PNG-Datei machen und was rechtlich gilt.
Kurz & knapp: Für die meisten Alltagsdokumente genügt eine einfache elektronische Signatur (EES). Diese können Sie im Unterschrift Generator erstellen: in unter zwei Minuten, ohne Registrierung.
Was ist eine digitale Unterschrift?
Eine digitale Unterschrift ist die elektronische Form Ihrer handschriftlichen Signatur. Sie können sie in PDFs, Word-Dokumente, Formulare und E-Mails einfügen, um Dokumente digital zu unterzeichnen – ohne Drucker oder Scanner.
Rechtlich zählt sie als einfache elektronische Signatur (EES) nach EU-Verordnung eIDAS und ist für die große Mehrheit der Alltagsdokumente vollständig anerkannt.
Mehr zu Signaturtypen, rechtlicher Gültigkeit und eIDAS: → Leitfaden: Elektronische Unterschrift – EES, FES und QES erklärt
Wie kann ich eine digitale Unterschrift erstellen? 3 Methoden
Methode 1: Online-Unterschriftgenerator (schnellste Methode)
Die einfachste Art, eine elektronische Unterschrift zu erstellen, ist ein Online-Tool direkt im Browser. Kein Download, in unter zwei Minuten fertig.
Der Unterschrift Generator läuft im Browser auf PC, Tablet und Smartphone.
Zeichnen Sie Ihre Signatur mit der Maus, dem Finger oder einem Eingabestift. Alternativ geben Sie Ihren Namen ein und wählen eine passende Schriftart.
Passen Sie Farbe, Stärke und Stil nach Wunsch an, bis das Ergebnis authentisch wirkt.
Speichern Sie die Unterschrift als transparente PNG-Datei und fügen Sie sie in PDF, Word, Excel oder E-Mail ein. Die Download-Optionen finden Sie unter Preise.
Unterschrift digitalisieren: Einscannen oder fotografieren (Methode 2)
Wer seine handschriftliche Originalunterschrift bevorzugt, kann sie digitalisieren. So wird aus Ihrer Unterschrift auf Papier eine Bilddatei mit transparentem Hintergrund:
Unterschreiben: Unterschreiben Sie auf weißem Papier mit einem schwarzen oder dunkelblauen Kugelschreiber.
Einscannen oder fotografieren: Scannen Sie das Blatt mit einem Scanner oder fotografieren Sie es mit dem Smartphone, möglichst bei gutem, gleichmäßigem Licht und ohne Schatten.
Kontrast erhöhen: Öffnen Sie das Bild in einem Bildbearbeitungsprogramm und erhöhen Sie Kontrast und Helligkeit.
Hintergrund entfernen: Entfernen Sie den Hintergrund, zum Beispiel in Microsoft Word über „Bildformat“ > „Freistellen“ bzw. „Hintergrund entfernen“, oder mit einem Online-Tool.
Als PNG speichern: Speichern Sie die Datei als PNG mit transparentem Hintergrund, so lässt sie sich in jedes Dokument einfügen.
Tipp für das Smartphone: Auf dem iPhone scannen Sie in der Notizen-App mit „Dokument scannen“, auf Android mit der Scan-Funktion der Google-Drive-App. Beide liefern einen sauberen Kontrast, den Sie danach nur noch freistellen müssen.
Ohne Bildbearbeitung: Laden Sie das Foto Ihrer Unterschrift im Unterschrift Generator (Tab „Bild hochladen“) hoch. Der Generator wandelt es in eine saubere PNG-Datei mit transparentem Hintergrund um.
Unterschrift am Touchscreen oder in Software erstellen (Methode 3)
Viele Programme ermöglichen das elektronische Unterschreiben ohne Umweg:
- Adobe Acrobat Reader: PDF öffnen, „Ausfüllen und unterschreiben“ wählen, „Unterschreiben“ anklicken, Unterschrift zeichnen oder Bild hochladen.
- Microsoft Word (Microsoft 365): Unter dem Reiter „Zeichnen“ können Sie mit der Stiftfunktion direkt auf dem Touchscreen unterschreiben. Wie Sie ein Unterschriftsbild einfügen, zeigt Unterschrift in Word einfügen.
- Smartphone-Apps: Apps wie Adobe Fill & Sign oder DocuSign ermöglichen das mobile Unterzeichnen in wenigen Sekunden. Geräte-Tipps: Unterschrift auf iPhone, iPad, Mac & PC.
Rechtliche Hinweise zur digitalen Unterschrift
Für die meisten Alltagsdokumente, etwa Angebote, Verträge, Formulare und Rechnungen, genügt eine einfache elektronische Signatur, die in der EU anerkannt ist. Nur wo das Gesetz die Schriftform verlangt, ist die eigenhändige Unterschrift oder (wo zulässig) eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) nötig. Bei einer Bürgschaft und bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ist die elektronische Form ausgeschlossen. Die vollständige Übersicht mit eIDAS-Tabelle finden Sie unter Elektronische Signatur: EES, FES und QES erklärt; welche Dokumente ohne Unterschrift gültig sind, steht in Ist ein Dokument ohne Unterschrift gültig?.
Digitale Unterschrift einfügen: Wo kann ich sie verwenden?
In Microsoft Word einfügen
Öffnen Sie Ihr Dokument und wählen Sie „Einfügen“ > „Bilder“ > Datei. Fügen Sie die gespeicherte PNG-Datei ein und positionieren Sie sie. Die komplette Anleitung: Unterschrift in Word einfügen.
In eine PDF-Datei einfügen
Mit dem browserbasierten Tool PDF online unterschreiben platzieren Sie Ihre Unterschrift direkt im PDF, ohne Software-Installation.
In E-Mails verwenden
Speichern Sie Ihre Unterschrift als PNG und fügen Sie das Bild in die E-Mail-Signatur in Outlook, Gmail oder Apple Mail ein.
Vorteile der digitalen Unterschrift auf einen Blick
Dokumente in Sekunden unterzeichnen, kein Drucken, kein Scannen, kein Postversand.
Unterzeichnen Sie von überall, am PC, Tablet oder Smartphone.
Mit dem Online-Unterschriftgenerator in wenigen Minuten, ohne Installation.
Einfache elektronische Signaturen sind in der EU durch die eIDAS-Verordnung anerkannt.
Ein papierloser Workflow schont Ressourcen und reduziert Kosten.
Häufige Fragen (FAQ)
Wie kann ich meine Unterschrift digitalisieren?
Unterschreiben Sie auf weißem Papier, scannen oder fotografieren Sie das Blatt, erhöhen Sie den Kontrast, entfernen Sie den Hintergrund und speichern Sie die Datei als PNG mit transparentem Hintergrund. Die Schritte stehen oben unter Methode 2.
Wie erstelle ich eine digitale Unterschrift?
Am schnellsten geht es mit dem Unterschrift Generator: zeichnen oder Namen tippen, Stil wählen, als PNG speichern. Alternativ digitalisieren Sie Ihre Papierunterschrift per Scan oder Foto.
Ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?
Ja. Die eIDAS-Verordnung erkennt elektronische Signaturen an. Einfache Signaturen genügen für die meisten Alltagsdokumente und sind vor Gericht als Beweismittel zulässig. Bei gesetzlicher Schriftformpflicht kann eine QES nötig sein, bei Bürgschaft und Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ist die elektronische Form ausgeschlossen.
Wie kann ich elektronisch unterschreiben?
Erstellen Sie Ihre Signatur im Browser, per Scan oder in Programmen wie Adobe Acrobat und fügen Sie sie in das Dokument ein. Für PDFs nutzen Sie PDF online unterschreiben.
Was ist der Unterschied zwischen digitaler Unterschrift und elektronischer Signatur?
Die elektronische Signatur ist der rechtliche Oberbegriff (einfach, fortgeschritten, qualifiziert). Die digitale Unterschrift beschreibt im Alltag die sichtbare, elektronische Form Ihrer handschriftlichen Signatur.
Welches Dateiformat eignet sich am besten für digitale Unterschriften?
PNG mit transparentem Hintergrund. So lässt sich die Unterschrift auf jede Dokumentfarbe legen, ohne weißen Kasten. Eine Breite von 600 bis 800 Pixeln ist für die meisten Anwendungen ideal.
Wie entferne ich den Hintergrund meiner eingescannten Unterschrift?
In Word über „Bildformat“ > „Freistellen“ bzw. „Hintergrund entfernen“ oder mit einem Online-Tool. Speichern Sie das Ergebnis als PNG.
Kann ich meine digitale Unterschrift auf dem Smartphone erstellen?
Ja. Der Generator funktioniert auf allen mobilen Geräten. Zeichnen Sie Ihre Signatur mit dem Finger oder einem Stylus, Details in Unterschrift auf iPhone, iPad, Mac & PC.
Fazit: Elektronisch unterschreiben, einfacher als gedacht
Eine digitale Unterschrift zu erstellen ist heute kein technischer Aufwand mehr. Ob Sie Ihre Signatur online zeichnen, digitalisieren oder direkt in Adobe Acrobat einfügen: Alle Wege führen in wenigen Minuten zum Ziel. Für den täglichen Gebrauch ist der Unterschrift Generator die schnellste und unkomplizierteste Lösung.
Weiterführender Guide auf Medium
Ausführlicher Leitfaden zur optimalen Nutzung des Unterschrift Generators und zum digitalen Signieren von PDFs:
Zum vollständigen Guide auf Medium