Unterschrift beglaubigen lassen: Wo, wie und wann ist das nötig?
Eine Unterschrift beglaubigen lassen können Sie in Deutschland in der Regel bei einem Notar, in bestimmten Fällen auch bei der Gemeinde- oder Stadtverwaltung. Eine Beglaubigung bestätigt amtlich, dass eine Unterschrift tatsächlich von der genannten Person stammt, sie ist aber nur für bestimmte Dokumente überhaupt erforderlich.
Kurz erklärt: Beglaubigung und einfache digitale Unterschrift sind zwei unterschiedliche Dinge. Eine mit unserem Unterschrift Generator erstellte Signatur ersetzt keine notarielle Beglaubigung, deckt aber die überwiegende Mehrheit alltäglicher Dokumente ab, die keine Beglaubigung benötigen.
Was bedeutet eine Unterschriftsbeglaubigung?
Bei einer Unterschriftsbeglaubigung bestätigt eine dazu berechtigte Stelle, meist ein Notar, dass eine bestimmte Person ein Dokument tatsächlich eigenhändig unterschrieben hat. Anders als bei einer notariellen Beurkundung wird dabei nicht der Inhalt des Dokuments juristisch geprüft, sondern ausschließlich die Echtheit der Unterschrift bestätigt.
Wer kann eine Unterschrift beglaubigen?
| Stelle | Unterschrift beglaubigen möglich? | Typischer Anwendungsfall |
|---|---|---|
| Notar | Ja, umfassend | GmbH-Gründung, Handelsregisteranmeldung, Vollmachten, Grundbuchangelegenheiten |
| Gemeinde- oder Stadtverwaltung (Bürgeramt) | In der Regel nein für Unterschriften, nur Kopien werden amtlich beglaubigt | Beglaubigte Kopien von Zeugnissen oder Urkunden |
| Deutsche Botschaft oder Konsulat im Ausland | Ja, über den konsularischen Notardienst | Beglaubigung für im Ausland lebende Deutsche |
| Bank | Nein, keine öffentliche Beglaubigung | Nur interner Sichtvermerk zur Kontoführung, ohne Rechtswirkung nach § 129 BGB |
Für gesellschaftsrechtliche Vorgänge wie eine Handelsregisteranmeldung ist ausschließlich der Notar zuständig. Wichtig zu unterscheiden: Viele Bürgerämter beglaubigen zwar Kopien von Dokumenten, für die öffentliche Beglaubigung einer Unterschrift nach § 129 BGB ist dagegen fast ausschließlich der Notar zuständig.
Wann ist eine Beglaubigung überhaupt notwendig?
Die meisten Alltagsdokumente benötigen keine Beglaubigung. Sie wird typischerweise verlangt bei:
- Anmeldungen beim Handelsregister, etwa bei einer GmbH-Gründung
- Bestimmten Vollmachten, insbesondere Generalvollmachten oder Vorsorgevollmachten mit Grundbuchbezug
- Grundstücks- und Immobiliengeschäften
- Erbausschlagungen und bestimmten familienrechtlichen Erklärungen
Für Verträge, Rechnungen, Kündigungen oder Bewerbungsunterlagen ist dagegen keine Beglaubigung erforderlich, hier reicht die einfache eigenhändige oder digitale Unterschrift aus. Mehr dazu, welche Dokumente überhaupt eine Unterschrift benötigen, lesen Sie in unserem Leitfaden Ist ein Dokument ohne Unterschrift gültig?
Ablauf einer Unterschriftsbeglaubigung beim Notar
- Termin vereinbaren. Die meisten Notariate verlangen eine vorherige Terminbuchung.
- Gültigen Ausweis mitbringen. Der Notar prüft die Identität anhand von Personalausweis oder Reisepass.
- Unterschrift vor Ort leisten. Die Unterschrift muss in Anwesenheit des Notars geleistet oder ausdrücklich anerkannt werden.
- Beglaubigungsvermerk erhalten. Der Notar bringt einen amtlichen Vermerk mit Datum, Unterschrift und Siegel an.
Was kostet eine Unterschriftsbeglaubigung?
Die Kosten richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz und hängen vom Gegenstandswert des zugrunde liegenden Geschäfts ab. Für einfache private Beglaubigungen liegen die Gebühren häufig im niedrigen zweistelligen Bereich, bei geschäftlichen oder immobilienbezogenen Vorgängen mit hohem Gegenstandswert steigen sie entsprechend. Eine verbindliche Auskunft zu den tatsächlichen Kosten erhalten Sie direkt beim zuständigen Notariat.
Beglaubigung versus digitale Unterschrift: der Unterschied
Eine digitale Unterschrift, wie sie mit unserem Unterschrift Generator erstellt wird, bestätigt die Identität des Unterzeichners nicht amtlich, sie eignet sich aber hervorragend für die überwiegende Mehrheit alltäglicher Dokumente, bei denen keine Beglaubigung vorgeschrieben ist. Mehr zur rechtlichen Einordnung digitaler Signaturen finden Sie in unserem Leitfaden Elektronische Signatur.
Häufige Fragen zur Unterschriftsbeglaubigung
Für die öffentliche Beglaubigung einer Unterschrift ist in Deutschland nach § 129 BGB fast ausschließlich der Notar zuständig. Bürgerämter beglaubigen meist nur Kopien, keine Unterschriften.
Die Kosten richten sich nach dem Gegenstandswert und dem Gerichts- und Notarkostengesetz. Für einfache Fälle sind es meist niedrige zweistellige Beträge, verbindliche Preise nennt das jeweilige Notariat.
Nicht immer. Für einfache Alltagsvollmachten reicht meist die eigenhändige Unterschrift, für Generalvollmachten mit Grundbuchbezug ist eine Beglaubigung dagegen üblich.
Nein, eine Bank kann lediglich einen internen Sichtvermerk anbringen, das ist keine amtliche Beglaubigung im rechtlichen Sinn.
Fazit: Beglaubigung nur, wenn sie wirklich vorgeschrieben ist
Für die meisten Alltagsdokumente brauchen Sie keine Beglaubigung, eine eigenhändige oder digitale Unterschrift genügt. Erst bei gesellschaftsrechtlichen, grundbuchbezogenen oder bestimmten vollmachtbezogenen Vorgängen führt der Weg zum Notar. Für alle anderen Fälle erstellen Sie Ihre Signatur schnell und kostenlos mit unserem Unterschrift Generator.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Ob im Einzelfall eine Beglaubigung notwendig ist, klären Sie am besten direkt mit einem Notar oder der zuständigen Behörde.
Quellen und weiterführende Links
- Bundesnotarkammer, Informationen zur Unterschriftsbeglaubigung
- Bundesministerium der Justiz, § 129 BGB, Öffentliche Beglaubigung, Gesetze im Internet